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长治学院会议费管理办法(试行)

时间:2020-10-05 09:43 / 发布者:


长治学院会议费管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 为加强和规范学校会议费管理,节约会议经费开支,落实科研经费放管服改革的要求,参照《中央和国家机关会议费管理办法》(财行【2016214 号)、《山西省直机关会议费管理办法》(晋财行【20145号)和《山西省科研项目经费和科技活动经费管理办法(试行)补充规定》晋政办发【201779号等有关规定,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用学校以及学校所属各二级单位(以下简称“各单位”)举办、承办或联合举办的各类会议、论坛,包括业务性会议和管理性会议。

第三条 会议组织者和经费项目负责人是会议费的直接负责人,对会议费使用的真实性、合规性、合理性、相关性承担直接责任;会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理办法,依法、依规据实报销会议费。各单位对本单位所举办会议涉及的经济事项承担管理和监督责任。

第四条各单位举办会议应与学校教学、科研活动和管理工作紧密相联,厉行节约、反对浪费,严格控制会议人数、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率,经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。

第二章 会议管理与审批

第五条 会议实行分类管理,根据会议内容和性质分类:

第一类会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、项目论证会等。

第二类会议是指除业务性会议以外的其他管理会议。

第六条 业务性会议举办者应当根据会议主要内容确定会议人数、举办天数(含报到和离会会期一般不超5天),严格限定工作人员数量;管理性会议会期均不得超过3(含报到和离会时间),传达、布置类会议会期不得超1,会议参会人员视内容而定,一般不得超过50人。

第七条 使用财政专项、纵(横)向科研经费举办会议的,项目经费应有会议费预算;使用其他资金举办会议的,应有学校会议费预算。

第八条举办各类会议应事前审批。根据会议性质,按要求填写《长治学院会议审批表及会议预算明细表》(附件1)。会议预算表中需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道、会议预算等,会议费预算要细化到具体的会议开支项目。

预算金额5万元以下(含5万元)的会议费由单位负责人、经费分管部门、分管院领导审批;预算金额5万元以上的会议费由单位负责人、经费分管部门、分管院领导和院领导审批。

第九条 会议地点原则上在本市召开,会议优先安排在校内。因工作需要必须在校外召开的,优先到与学校有协议的定点饭店(酒店)召开,按照协议价格结算。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第三章 会议费开支范围、标准和报销管理

第十条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费等与会议有关的费用。

交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回原单位报销

第十一条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准根据物价因素和国家相关会议费管理办法等进行动态调整。会议费综合定额标准如下:

                                     单位:元/人·天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

业务性会议

400

150

100

650

管理性会议

310

120

60

490

(一)其他费用包括交通费、会议室租金、文件印刷费、办公文具费、医药费等。

(二)各类会议应在综合定额标准以内据实报销,超支部分不予报销。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(四)有委托其他单位承办会议事项的,应签订书面委托合同(协议);向参会人员收取会务费(以会养会)和全额使用纵(横)向科研经费在校外举办业务性会议,如有特殊情况,应在会议审批表中予以说明。

第十二条 下列费用纳入会议费预算,可不计入会议费综合定额标准,从相应的会议费等支出科目中据实列支:

(一)会议代表差旅费。会议代表旅费原则上回原单位报销, 对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可参照我校差旅费相关规定标准报销。因与会议无关的理由,被邀请人绕行非必要经过城市发生的此部分旅费不由本次会议费承担。

(二)参会专家费用。会议举办者根据工作需要,可向受邀参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费,发放标准参照《长治学院科研经费管理办法》执行。

(三)税费。收取会务费开票发生的增值税及附加税费支出。

(四)会务工作人员工作餐。会议期间会务工作人员不得超过正式参会人数的10%(超过比例人数,需在会议审批表予以说明);工作人员(志愿者)可随会议安排工作餐。

第十三条 上级部门拨款委托学校举办会议的,不得向参会人员收取费用;其他会议,参照综合定额标准,可按照成本补偿原则,向参会人员收取费用,收取标准在会议预算中予以说明。按成本补偿原则收取会议费的会议,优先使用收取的会费。

第十四条 会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,在1个月内统一办理报销手续。财务部门要严格按规定审核会议费开支,会议费在开支范围内凭据报销,对超范围,超标准开支的经费不予报销。会议费报销时应提供:

(一)会议通知(含会议日程);

(二)长治学院会议费审批表及会议预算明细表(附件1);

(三)长治学院会议费决算表(附件2);

(四)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员所在单位、姓名及联系方式);

(五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料。

第十五条 会议费支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式结算。

第十六条会议费应遵循“收支两条线”原则,所有会议收入应及时上交学校财务,严禁自收自支,在学校财务体外循环。

第四章 监督问责

第十七条各单位和项目负责人应当加强对会议举办活动和经费报销的内控管理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查,对违反会议费管理办法的人员进行严肃处理。

第十八条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

第十九条 各单位应严格执行会议费开支范围及标准,力求简朴、节约,降低会议成本,严格执行国家相关规定。会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟、酒水;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品。

第二十条经费分管部门应将召开的非涉密会议的名称、主要内容、参会人员、经费开支等情况在单位内部公示。报销时需附公示截图。

第二十一条学校纪检监察、审计、财务等部门严格会议经费管理,加强对会议费支出的检查和监督,主要内容包括:

(一)会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否完善;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,按学校相关规定处理。

第二十二条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依纪依规依法追究会议举办单位和相关人员的责任:

(一)预存、套取会议经费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

第五章

第二十三条本办法由计财处负责解释。

第二十四条本办法自 2020 101日起施行。


附件: 1.长治学院会议费审批表及会议预算明细表

    2.长治学院会议费决算表




          长治学院

          2020918









附件 1-1

长治学院会议费审批表


会议名称



会议起止时间



会议地点



委托单位



会议类别


1.业务会议

2.管理会议


参会人数



工作人员人数

(10%以内人数)


会费收取标准



预算支出



经费来源

经费项目名称及代码:





会议主要内容



特殊说明



单位负责人签字



经费主管部门

审批意见



分管领导审批意见



校领导审批意见


附件 1-2

会议预算明细表

(单位盖章)

一、综合定额(住宿、伙食、其他)支出






二、综合定额外支出

1.邀请专家、学者及有关人员差旅费


包括国际旅费、城市间交通费

2.参会专家咨询费、讲课费、报告劳务费


按照《长治学院科研经费管理办法》(长治学院202041

3.其他事项(税费及工作人员工作餐费)




三、预算支出合计



填表说明:

1.各单位应于会议召开前履行报批手续,报销时须附本表原件,办理预借款时请附本表复印件。
 2.
业务性会议综合定额为每天650元,如不安排住宿综合定额为250元,食宿均不安排的综合定额为100元。管理性会议综合定额为每天490元,不安排住宿综合定额为180元,食宿均不安排的综合定额为60元。


附件2

长治学院会议费决算表

(单位盖章)

会议名称


会议起止时间


会议地点


参会人数

(其中会议承担住宿 人)


工作人员人数


委托单位


会议类别

业务会议()管理会议()

会议支出项目

决算金额(元)




1.综合定额(住宿、伙食、其他)

住宿费:


如有须承担的专家住宿费,须附盖章的名单;其他支出包括会议室租金、文件印刷费、医药费、办公文具费、交通工具租用费等。

伙食费:


其他支出:


2.邀请专家、学者及有关人员差旅费


包括国际旅费、城市间交通费

3.参会专家咨询费、讲课费、报告劳务费


按照长治学院学术交流活动管理办法(长治学院〔201794

4.其他事项(税费及工作人员工作餐费




决算支出总计









单位负责人: 会议经办人:


填表说明:

1.各单位应在会议结束后30内到财务处办理报销手续。

2.会议费报销时需提供《长治学院会议费审批表及会议预算明细表》《长治学院会议费支出决算表》、会议通知(包含会议议程)、实际参会人员签到表(无法提供签到表的须附有参会人员姓名、工作单位、职务职称、联系方式的盖章名单)、与会议相关的有效发票、会议费合同或协议、会议服务单位提供的费用原始明细单据(需票据开具单位盖章)、电子结算单(支付凭条)等凭证,会议费支出均应通过转账或公务卡支付。

3.会议费支出与其他相关支出应集中一次性报销,不得分次拆零报销。

4.会议费支出的合规性、真实性、合理性由会议举办者承担直接责任,据实报销会议费。

5.超会议预算的需分管领导审批。




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